Портал СНТ Виноградово

Делопроизводство в СНТ: бюрократия или необходимость?

Как только речь заходит о каких-либо внутренних документах СНТ — положениях, реестрах, журналах, протоколах и прочих бумажных носителях фактов жизнедеятельности товарищества — как тут же неминуемо раздаются гневные комментарии о том, что лишние бумажки в СНТ не нужны, зачем разводить бюрократию, никому этого не надо, мы некоммерческая организация…

Однако, не всё так просто. Не нужны эти “бумажки” обычно до первого конфликта, проверки или судебного разбирательства. А там выясняется, что без них мало что можно предпринять и доказать, причем как председателю СНТ, так и рядовому садоводу. Яркий пример — протокол общего собрания. Важность этого документа мало кто рискнет оспорить.

Так что, пора поговорить о том, какие документы — бумажками их не назовешь! — всё-таки желательно содержать в порядке любому товариществу.

Кстати, теперь за делопроизводство в СНТ по закону отвечает председатель (ст.21 п.1 ФЗ-217). А порядок ведения делопроизводства и приема-передачи документов товарищества при смене правления и/или председателя должен быть прописан в уставе (п.8 ст.21 ФЗ-217).

Какие документы должны быть в СНТ

Учредительные: устав (все редакции), свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН, свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ (при внесении изменений в устав, смене юридического адреса товарищества, смене председателя), протокол о создании СНТ (2002 — 2004 годы, когда СТ реорганизовывались в СНТ), документы о создании СТ (до 2002 года).

Учредительные документы потребуются в судах, при открытиии счета в банке, у нотариуса при заверении форм о смене председателя и внесении изменений в устав.

Правоустанавливающие на землю (территория ведения садоводства, ЗОП): постановление/приказ/акт о выделении земли товариществу (как правило, со списками садоводов — своеобразный первый реестр членов товарищества), постановление об утверждении границ территории товарищества (генплан и т.п.), свидетельство на земельный участок (Сейчас свидетельства не выдаются, собственник и другая информация по земельному участку указывается в выписке из ЕГРН), проект планировки территории, межевания и т.п.

Всё это нужно для четкого понимания того, сколько индивидуальных участков входит в территорию ведения садоводства, сколько земель общего пользования имеется, где их границы. Случай из судебной практики: товарищество не смогло доказать задолженность по взносам одного из садоводов, потому что не было документов, подтверждающих, что участок должника входит в границы территории данного садоводства. А о случаях самозахвата земель общего пользования можно написать не одну статью.

Бухгалтерские, финансовые документы, отчетность:кассовая книга, банковские выписки, учетная политика с приказами о ее утверждении, договоры, акты, товарные накладные, авансовые отчеты (с подтверждающими документами), документы по учету основных средств и материальных ценностей; отчетность (с пометкой о принятии, с чеком и описью при отправке почтой — это поможет подтвердить своевременную сдачу отчетности) .

Кадровые документы: договоры трудовые/ГПХ, трудовые книжки, заявления о приеме и увольнении, документы по начислению зарплаты, оформлению отпусков, больничных и т.п., личные карточки работников.

Переписка с госорганами и садоводами: заявления членов и индивидуалов, ответы на них; запросы товарищества в органы и ответы на них; журнал регистрации входящих-исходящих. Именно такие обращения и ответы — официальные, направленные на юридический адрес, зарегистрированные по форме — будут считаться юридически значимыми.

Реестр членов, все экземпляры с изменениями и датой внесения поправок (особенно при приеме или исключении из членов товарищества).

Протоколы общих собраний, заседаний правления, ревизионной комиссии — обязательно с приложениями к ним (сметы и другие документы, утверждаемые на собраниях, листы регистрации, доверенности, бюллетени).

Могут быть еще внутренние положения/акты, регламентирующие тот или иной аспект жизни товарищества. Например, положение о ревизионной комиссии, правила противопожарного режима и т.п.

Можно ли обойтись без этих положений? Можно, если все нюансы прописаны в уставе СНТ. Дело в том, что новый закон ФЗ-217 во многом лишь намечает некие вехи деятельности СНТ, а конкретики не дает. Механически перенести нормы закона в устав — плохая идея.

Например, в уставе не прописали крайний срок перечисления взносов (да, бывает и такое!). И когда дело доходит до взыскания долгов через суд, оказывается, что долгов-то и нет — крайнего срока уплаты взносов нет, и задолженность не возникает. Или нет в СНТ положения о ревизионной комиссии, и в уставе порядок ее работы не прописан детально. Комиссия начинает работать, возникают сомнения в правомочности действий ревизора — а ответов не найти, закон напрямую отсылает к уставу или положению.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов организации устанавливаются законом №125-ФЗ “Об архивном деле в РФ” от 22.10.2004, иными федеральными законами РФ и перечнями типовых документов. Например, для бухгалтерских документов — закон №402-ФЗ “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 в последней редакции (ст.29). Для управленческих документов — Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

Общие правила таковы:

Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение не менее пяти лет после отчетного года. А лучше дольше, как советуют опытные бухгалтеры.

Постоянно храним: книгу учета доходов и расходов, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, бухгалтерские балансы, отчет о прибылях и убытках, отчет о целевом использовании средств.

Кадровые документы — храним 75 лет. Это лицевые карточки, счета работников, реестры сведений о доходах физических лиц. Трудовые книжки сотрудников храним постоянно (если вдруг человек уволился, а книжку не забрал).

Протоколы общих собраний, заседаний правления, а также иные документы товарищества храним не менее 49 лет, согласно п.6 ст.21 ФЗ-217. Это новая норма, в старом ФЗ-66 сроки хранения документов не указывались. Что подразумевает законодатель под “иными документами” — не совсем ясно. Например, по общим правилам обращения граждан и ответы на них хранятся от 3 до 5 лет. Но заявления садоводов, видимо, придется хранить подольше. Каким образом будет обеспечиваться столь длительное хранение документов в СНТ — тоже вопрос.

По истечении необходимого срока хранения от ненужных уже документов захочется избавиться. Ибо шкафы в СНТ не резиновые. Порядок их уничтожения не регламентирован для СНТ. Целесообразно оформить этот процесс актом и уничтожить документы в присутствии членов правления.

Источник:https://zen.yandex.ru/media/id/5e00a4fa1ee34f00afdf3dd0/deloproizvodstvo-v-snt-biurokratiia-ili-neobhodimost-5fb64c60b543ac748059b6b9